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簡潔に、わかりやすく説明する方法

相手に何かを説明するとき、クドクドとわかりづらい説明をしていませんか?

この記事では、簡潔に、かつわかりやすく説明をするための方法を紹介しています。

人間の集中時間

わかりやすく説明することを「詳細を話すこと」と思っている人がいます。しかし、人が本当に集中することができるのは、わずか数秒間だと言われています。

人の話を聞く時、最初はちゃんと聞いていられたけど、途中からボーッと違うことを考えてしまった、という経験は誰でもあるのではないでしょうか。このことからも我々の集中力がそう長くは続かないことがわかります。

そのため、人にわかりやすく説明するためには、まず話が長くてはいけません。可能な限り短くして、集中してもらう必要があります。では短く話すためにはどうすればいいでしょうか。

要点が何かを考える

ここからは、外国人に相撲を説明する、という例題で考えていきましょう。まず短く話すということは、要点をかいつまんで話すことになります。相撲を概要として伝えるために、構成されている要素はなんでしょうか。裸で戦うこと? 体が太っていること? 土俵からはみ出したら負けること? 髷を結っていること? 神事であること? 色々と思いつきますよね。

しかし、外国人相手に「相撲は神事です。」と伝えても、ローブを身にまとったキリスト教徒を思い浮かべるかもしれませんし、「相撲は、髷を結った人が裸で戦うスポーツだ。」と言われても、そもそも髷のイメージがわきません。つまり、要点をかいつまんで伝えるにも、相手がその要素を知っているかどうか、といったことが大変重要になるのです。したがって、要点は、一般的に、誰であってもわかる部分を取り入れるようにしましょう。今回の場合だと、「体の太った男同士が、円形の土俵という範囲の中で、闘うスポーツ」といったところでしょうか。

短く話す、とは

短く話す、と前置きしておいて話が矛盾するようですが、当然これだけの説明では足りないことがわかります。相撲を知らない人からすれば、太った人というのは贅肉ばかりの不健康な姿を想像しますし、闘う、といっても素手なのか武器を使うのかがわかりません。

短く話すことで集中させることはできますが、当然伝えたいことをすべて伝えられるわけではありません。短く話しつつ、伝えたいことを伝える、それが簡潔に話す、ということです。そのためには話をテーマごとに区切るようにします。

テーマというのは、その話の主題、1番伝えたいことです。さきほどの「体の太った男同士が……。」でいえば、「まず、相撲について概観してもらう。」になります。そして、それだけでは足りないな、ということでしたら、「次は太った体について伝えよう。」とか「土俵についてもう少し掘り下げて伝えよう。」とかテーマを設けて話します。

つまり、短く話すというのは、一言ですべてを言い切れ、というものではなく、テーマごとに一言で言い切れるようにすることをいいます。もちろん、ひとつのテーマが大きいものもありますから、その場合は、そのテーマをさらに分割するようにします。

 

<話の流れイメージ>

•テーマ1 相撲の概要

•テーマ2 関取の概要

•テーマ3 ルールについて

 ┗テーマ3-1 勝負開始の合図

 ┗テーマ3-2 勝敗の決め方

•テーマ4 神事としての相撲

 

このように、テーマごとに話を区切れば、集中を欠くことなく、伝えたいこともすべて伝えることができます。

まとめ

いかがでしょうか。今回は、短く話す、簡潔に話す、ということに絞ってお伝えしました。物理的な時間の短さもそうですが、たいていの話は一言だけで終わらせることができません。そのため、話を聞く相手方に飽きさせないため、テーマごとに話を区切る、ということがとても重要となります。

これ以外にもわかりやす説明する技術はたくさんあります。例えば結論から話す、というのもひとつの方法ですね。良ければこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

 結論から話す、が上手くいかない!と思ったら。 - すべて国民は、個人として。

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